EURO-SYMBIOSE accompagne TOTAL PETROCHEMICALS France dans la redynamisation de son système de management

Rédaction : Maelise ROBERT, chargée de communication EURO-SYMBIOSE, Stéphanie BAZIN Consultante Senior EURO-SYMBIOSE, TOTAL PETROCHEMICALS France.

 

Dans cet article, vous allez découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans la réalisation de projets stratégiques comme la redynamisation et la simplification de votre système de management, tout en garantissant le maintien des certifications ISO en cours.

 

A la suite de plusieurs formations d’auditeurs internes et de pilotes de processus réalisées sur le site, les équipes TOTAL PETROCHEMICALS France de Carling (57) ont sollicité de nouveau EURO-SYMBIOSE pour les accompagner dans leur projet de redynamisation du système de management QHSEE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement, Energie).

Le système est certifié ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 et IATF 16949 et l’audit de renouvellement a été passé avec succès en avril 2021.

Découvrez la mission réalisée par Stéphanie BAZIN, consultante EURO-SYMBIOSE, en collaboration avec la direction du site, le responsable HSEI&Q, les pilotes de processus et la chef de projet.

 

PLATEFORME TOTAL DE CARLING – SAINT-AVOLD / www.carling.total.fr

 

 

1. LE PROJET : UNE REVUE TOTALE DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS ET DE LEUR MODE DE PILOTAGE

 

Tout d’abord un état des lieux a permis de soulever plusieurs problématiques : une cartographie complexe composée d’un trop grand nombre de processus (25 au total), des pratiques de pilotage des processus qui n’étaient pas toujours efficientes et souvent déconnectées de l’opérationnel, un manque de cohérence avec la démarche Lean engagée en parallèle, mais aussi une déconnexion entre les processus et la stratégie du site.

Il était important d’agir car le fait d’avoir trop de processus limite la réactivité, demande des ressources de fonctionnement trop importantes et conduit à une démotivation des acteurs de l’entreprise.

 

Le projet nommé « SEED SIMPLE » a donc été lancé ! En voici les phases clés :

• Septembre 2020: Lancement officiel du projet par l’organisation d’un séminaire en présence du CODIR élargi afin de définir les nouveaux processus et poser les bases du nouveau mode de pilotage de la performance. « Lors de cette journée bien remplie, que j’ai animée conjointement avec la directrice de site et la chef de projet, nous avons redonné de l’intérêt pour le système de management puisqu’il était désormais en phase avec la réalité opérationnelle et stratégique … et les processus sont passés de 25 à 11 ! » explique Stéphanie BAZIN.

 

• Septembre à décembre 2020 : Les travaux de refonte du système de management ont pu se dérouler grâce à l’implication des acteurs de l’entreprise (pilotes de processus notamment), au soutien sans faille de la direction du site et à l’efficacité de la chef de projet. Le système dispose donc d’une base solide mais suffisamment souple pour permettre une démarche d’amélioration continue efficace et efficiente.

 

• Janvier 2021: « Lors d’une journée « au vert », nous avons organisé une revue de direction beaucoup plus participative qu’auparavant.  Le challenge était élevé étant donné que la revue de direction est souvent perçue comme un exercice difficile et ennuyeux ! » témoigne Stéphanie BAZIN. La journée était découpée en 2 parties : la matinée était consacrée au bilan de l’année 2020 et l’après-midi à l’avenir (nouveaux axes stratégiques et perspectives d’amélioration pour chacun des processus). Grâce à un mode d’animation très participatif (plusieurs ateliers en petits groupes avaient été prévus), les échanges ont été très riches entre les participants et des pistes d’optimisation entre processus en interactions ont pu être identifiées !

 

La mission s’est poursuivie avec notamment :

• Le pilotage des différents processus,
• La formation des nouveaux pilotes de processus,
• La redynamisation de l’équipe des auditeurs internes sous la forme d’un séminaire d’une demi-journée en mars 2021.

 

 

2. LES RESULTATS OBTENUS

 

Grâce à l’accompagnement d’EURO-SYMBIOSE et à l’implication des différents acteurs du site, nous avons constaté différents résultats très positifs :

• 11 nouveaux processus avec une orientation client beaucoup plus prononcée,
• Confiance retrouvée dans l’utilité du système basé sur le management par les processus,
• Compréhension de la valeur ajoutée du management par les processus,
• Allégement des ressources nécessaires pour le fonctionnement du système lié à la réduction du nombre de processus,
• Revue du mode pilotage des processus : plus régulier dans l’année et donc moins lourd,
• Lien plus direct avec la stratégie pour le pilotage des processus.

 

… Et après une semaine d’audit de certification en avril, l’essai est confirmé puisque les 2 auditeurs externes ont indiqué que le projet SEED Simple était un énorme point fort, et qu’il pourrait servir de benchmark pour les autres sites du groupe !

 

Nos clients témoignent de leur satisfaction :

 

 « Lorsque nous avons décidé de nous lancer dans notre projet de redéfinition de notre cartographie des processus et modes de pilotage associés, nous ne savions pas vraiment par où commencer.

En effet, il est toujours difficile de prendre de la hauteur sur quelque chose que l’on fait vivre au quotidien depuis plusieurs années. L’enjeu était d’autant plus grand, que cette demande de simplification avait été initiée par les salariés de notre site. Il y avait donc beaucoup d’attentes vis-à-vis de ce projet.

Nous avons fait appel à la société EURO-SYMBIOSE avec qui nous avions déjà eu l’occasion de travailler pour des formations essentiellement.  Leur proposition nous a paru très complète et répondant parfaitement à nos besoins, nous avions été entendus.

Cet accompagnement a été un réel soutien et nous a permis de structurer notre projet. Nous avons pu bénéficier de l’expertise de la consultante tout en gardant un maximum d’autonomie sur l’ensemble des décisions à prendre. Les réunions régulières tout au long du projet ont permis de le cadencer pour arriver à notre but final. Le timing était pourtant très serré ! » 

Laetitia SEICHEPINE, Assistante Coordination Administration HSE, CSSCT et Systèmes de Management

 

« Notre système et la cartographie des processus associée, qui n’avaient pas radicalement changés malgré l’évolution profonde des activités de notre site, devenaient trop lourds à utiliser par les acteurs de l’organisation.

Nos auditeurs ISO externes avaient eux-mêmes pointé du doigt cette problématique et il devenait urgent de modifier profondément notre système.

Comme nous utilisions déjà les services d’EURO-SYMBIOSE pour la formation de nos pilotes de processus et de nos auditeurs internes, nous avons sollicité EURO-SYMBIOSE pour nous accompagner dans cette démarche et bénéficier d’un regard extérieur autant que d’une expertise reconnue dans le domaine.

Après près d’un an de travail intense, notamment pour la refonte complète de nos processus, nous pouvons déjà nous rendre compte de l’efficacité de cet accompagnement personnalisé et mesurer les premiers effets de la simplification réalisée.

L’audit de renouvellement de nos certifications fin avril 2021 l’a confirmé. Nous avons aborbé cette étape avec plus de sérénité grâce à la démarche menée ensemble.»

Sébastien TESTUT, Responsable HSEI&Q