Piloter la réussite des projets

Ecrit par : Christelle Guyot, consultante experte EURO-SYMBIOSE

Le monde concurrentiel dans lequel nous vivons nous oblige à nous adapter constamment. La stratégie de l’entreprise va conduire des transformations pour accompagner ses clients et ses marchés. Les enjeux de ces évolutions sont importants au point qu’il faut s’assurer de la réussite. Depuis longtemps, le fonctionnement en mode projet a montré ses preuves dans de telles situations. La gestion de projet s’est structurée dans tous les secteurs d’activité. Certains outils sont devenus des incontournables.

De tous les outils que l’on connait du chef de projet, celui qui est mentionné en premier est le planning. Il est inévitable. Il permet d’organiser dans le temps les activités nécessaires au projet. Il trace la ligne directrice qui permet de garder le cap, de mesurer les efforts à réaliser. Il identifie le chemin critique c’est-à-dire les activités qui peuvent mettre en péril le délai final convenu avec le client ou les parties intéressées. Le planning priorise les ressources qu’elles soient humaines, matérielles ou financières.

Il est primordial de surveiller les coûts tout au long du projet. En raison de la durée, les hypothèses initiales techniques ou économiques peuvent évoluer. Des évènements internes à l’entreprise, au client ou au marché peuvent changer complètement les données sur lesquelles les décisions ont été prises. Ces changements doivent pouvoir être suivis afin de décider de la poursuite du projet et sous quelles conditions. Ce suivi économique permet aussi à l’entreprise de mesurer sa performance en termes de gestion de projets.

C’est pourquoi, la notion de gestion des risques s’est faite une place de choix dans les outils du projet même si c’est une exigence de L’ISO 9001 dans les projets. Il y a d’abord une étude de faisabilité pendant l’avant-projet. Puis, tout au long du projet les équipes suivent un plan de levé des risques tant organisationnels que techniques. Côté technique, des outils sont reconnus tels que l’étude AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances de leurs Effets et de leurs Criticité) afin de déterminer les risques produit, process ou machine. L’équipe, grâce à cet outil, identifie et hiérarchise les risques techniques à lever dans le cadre de leurs études.

Lors des points projets, le suivi du planning et du plan de levée des risques font partie des points traités en priorité. Que ce soit APQP (Advanced Product Quality Planning) dans l’automobile et l’aéronautique ou tout autre procédure, les revues organisées au cours du projet sont des moments privilégiés d’échanges entre l’équipe projet et la direction et/ou les clients, pour évaluer les livrables du projet et faire le point sur les risques identifiés mais aussi sur les nouveaux risques. De cet échange en découle des décisions pour traiter au plus tôt ce qui peut mettre en péril le projet. Les revues de projets sont mises en place pour anticiper et soutenir les efforts des équipes projets en leur donnant les moyens de pouvoir réussir.

Le point le plus important des projets est le facteur humain. L’équipe projet est constituée d’hommes et de femmes qui sont au cœur de la création de la valeur. La réussite dépend essentiellement de l’alchimie qui va s’exercer à l’intérieur de l’équipe projet mais aussi avec leurs interlocuteurs. Cependant, concentrés sur les aspects techniques, la communication est souvent négligée par les acteurs dans et autour du projet. Le Retex des sujets qui se sont mal passés dans les projets pointe souvent des problèmes liés à la communication. La réussite des projets passe par l’identification et la prise en compte au plus tôt de ces risques.

L’approche par les risques est une démarche d’anticipation qui cherche à prévenir plutôt que guérir. L’activité transversale du projet dans l’entreprise est particulièrement efficace. C’est un processus qui est organisé avec quelques acteurs pour mobiliser et organiser tous les métiers de l’entreprise dans un but commun au bénéfice de la stratégie de l’entreprise que le projet soit un projet client ou un projet interne. La gestion de projets permet de développer des compétences d’organisation, de communication qui peuvent s’avérer utiles dans des activités autres que les projets. Mettre en place un pilotage des projets c’est avant tout piloter sa performance dans un futur proche.

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