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Lors des audits de certification IATF 16949, les auditeurs tierce partie se doivent de suivre un certain nombre de règles imposées par l’IATF. Les nouvelles règles pour la reconnaissance IATF « Rules 5th Edition » sont en application depuis le 1er janvier 2017.
De la gestion des non-conformités jusqu’au processus de retrait de la certification, Christophe GIRARD, consultant formateur depuis 20 ans, nous résume aujourd’hui les devoirs et obligations des entreprises qui sont impactées par ces règles.
1. Les informations que vous devez fournir à votre auditeur pour la préparation d’un audit de surveillance ou de re-certification sur la période depuis le dernier audit :
- L’effectif de votre site de production et de vos fonctions supports distantes ;
- La documentation relative à votre système de management de la qualité qui démontre votre conformité aux exigences IATF et qui montre les liens et interfaces avec les fonctions supports hors site et les processus externalisés ;
- Les données de performances internes et clients ;
- Une synthèse de la satisfaction client et des réclamations y compris les derniers tableaux de bord clients ;
- Les éventuelles notifications de statut spécial de vos clients ;
- Les nouveaux clients et leurs exigences spécifiques applicables ;
- Les résultats des audits internes et la dernière revue de direction.
2. Les délais pour traiter les non-conformités à compter de la date de la réunion de clôture de l’audit :
A / Non-conformité majeure :
- 20 jours pour transmettre :
- les corrections mises en œuvre ;
- les causes racines incluant la méthodologie utilisée, l’analyse et les résultats.
- 60 jours pour transmettre :
- les actions correctives systémiques, y compris la prise en compte de l’impact sur d’autres processus et produits similaires ;
- la vérification de l’efficacité des actions correctives mises en œuvre.
B/ Non-conformité mineure :
- 60 jours pour transmettre :
- les corrections mises en œuvre ;
- les causes racines incluant la méthodologie utilisée, l’analyse et les résultats ;
- les actions correctives systémiques, y compris la prise en compte de l’impact sur d’autres processus et produits similaires ;
- la vérification de l’efficacité des actions correctives mises en œuvre.
L’organisme de certification doit prendre une décision par rapport à l’acceptation des réponses dans les 90 jours. Si les réponses sont acceptables, la non-conformité est fermée et l’organisme de certification s’assure de l’efficacité des actions correctives lors du prochain audit.
En cas de non-conformité majeure, l’auditeur doit prévoir un audit spécial sur site. En cas de non-conformités mineures, la nécessité d’un audit spécial est laissée à l’appréciation de l’organisme de certification.
3. Le processus de retrait de la certification :
6 cas de figure initialisent ce processus :
- La non-transmission des informations permettant à l’auditeur de préparer et planifier l’audit.
- Une réunion de clôture de l’un des audits avec identification de non-conformités.
- Une plainte provenant d’un client de l’entreprise certifiée ou du bureau de surveillance IATF.
- Un audit de surveillance qui n’est pas mené dans l’intervalle de temps exigé.
- La mise sous statut spécial de l’entreprise par l’un de ses clients (cette information doit être communiquée par l’entreprise à l’organisme de certification dans les 10 jours suivant la réception de cette information par l’entreprise).
- Une demande volontaire de l’entreprise de suspendre son certificat pour des raisons de rachat ou d’interruption de la fabrication des produits concernés par la certification.
Suivant les cas, l’organisme de certification vous sollicitera pour rétablir la certification conformément aux exigences décrites dans les règles IATF 5ème édition. Sur la base de ce qui lui aura été transmis pour éviter le retrait, l’organisme de certification a 110 jours pour prendre sa décision sur le maintien ou retrait de la certification. Cette information doit être communiquée à l’entreprise dans les 10 jours suivant la date de décision.
Besoin d’aide ? N’hésitez pas à nous contacter ou à poser vos questions dans les commentaires ! Ne manquez pas nos prochains articles en vous abonnant à la newsletter. ☻
Bonjour,
Bravo pour cette synthèse sur l’impact des Rules pour l’entreprise auditée qui n’en a pas toujours pleine conscience.
Il me semble que 2 points pourraient être étoffés.
– l’historique des données à transmettre : 12 mois pour un audit de surveillance, 3 ans pour un audit de re-certification ;
– les tableaux de bord client : ce sont essentiellement des score cards qualité et logistique disponibles sur les portails client, ou transmises par email.
Merci Jean-Claude pour ton apport !
A très bientôt.
Bonnie
Merci Christophe pour ces clarifications.
Bonjour,
Merci pour le partage de ces informations ainsi que les commentaires apportés.
Je suis à la recherche d’informations sur les exigences en matière de formalisation d’un certificat IATF 16949 lorsque des fonctions supports éloignées doivent être identifiées en annexe :
– site RSL : ne peut pas être certifié mais doit être audité et apparaît sur l’annexe du certificat du site fabricant certifié,
– site de fabrication : audité et certifié.
Je connais ces exigences mais je ne trouve pas le document qui les définit.
Merci de votre aide.
Bonjour,
L’information se trouve au § 5.13 Certification et émission du certificat dans le document « Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 5ème édition »
Un certificat est émis après une décision de certification favorable.
Le certificat doit :
a) être émis dans la langue spécifiée par le client. Cependant une version en anglais doit être disponible,
b) inclure uniquement toutes les activités de conception et de fabrication pour les produits automobiles ou services entrant dans le champ d’application de l’IATF 16949 (voir clause 10.0),
c) inclure la mention de l’édition de l’IATF 16949,
d) inclure la date de certification (celle de la prise de décision de certification par l’organisme de certification) et la date d’expiration (date de certification plus trois (3) ans moins un (1) jour),
e) inclure les exclusions permises par l’IATF 16949 (voir clause 4.3.1 sur le domaine d’application du système de management de la qualité),
f) lister en page de garde les noms de l’organisme certifié et son adresse complète. Pour un site simple avec une structure de certificat avec des sites dépendants, le site principal doit être listé dans la première page du certificat suivi du nom et des adresses complètes de chaque site dépendant. Si cela ne tient pas sur la page de garde, l’organisme de certification peut continuer sur la seconde page, en mettant une référence dans la page de garde. Une boîte postale n’est pas autorisée en tant qu’adresse. Des noms multiples pour un même site sont permis,
Note : l’utilisation de plusieurs noms sur un certificat est autorisée exclusivement lorsque le client peut prouver que tous les noms figurent sur un même document officiel selon la loi en vigueur dans le pays où est enregistrée la société.
g) inclure le nombre de pages (i.e. page 1/3) si des annexes sont incluses au certificat. Chaque annexe doit comporter les numéros de certificat de l’IATF et de l’organisme de certification,
h) inclure une date d’édition ou une note de bas de page pour maîtriser l’indice de révision des certificats et des annexes,
i) inclure en annexe du certificat les fonctions supports hors site (i.e. développement, achats, revue de contrat, etc.) qui font partie du système de management de la qualité et qui ont été auditées, en indiquant leurs localisations et fonctions. Les fonctions listées doivent correspondre à celles identifiées dans la base de données de l’IATF. Si une fonction support hors site concerne plusieurs sites certifiés, elle doit apparaître sur les certificats de chaque site,
j) inclure le nom et l’adresse de l’entité sous contrat de l’organisme de certification (ville/région/pays),
k) inclure le logo de l’IATF avec une taille égale à celle du logo de l’organisme de certification à chaque page du certificat. Les logos des clients ne sont pas autorisés sur le certificat,
l) ne pas inclure le logo d’une association ou d’un réseau d’organismes de certification,
m) être différent pour chaque site lorsqu’il s’agit d’un certificat société, mais ayant le même numéro de certificat de l’organisme de certification plus un suffixe par site,
n) inclure le numéro de certificat de l’organisme de certification et celui de l’IATF,
o) ne pas se référer à d’autres documents pour lequel l’organisme de certification n’est pas reconnu par l’IATF (i.e. ISO 9001).
Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à nous contacter : 02 51 13 13 00 / service.clients@euro-symbiose.fr
Cordialement,
L’équipe EURO-SYMBIOSE